Ngetik pesan penagihan itu drama: ditulis, dihapus, ditulis lagi. Pakai template di bawah: tinggal salin, ganti nama & nominal, kirim. Diurutkan dari pengingat halus sampai penagihan tegas.
Kirim 1–3 hari sebelum jatuh tempo. Nadanya informatif, bukan menagih. Kamu cuma “mengingatkan jadwal”. Ini justru terlihat profesional.
Formal, klien korporat
Selamat pagi Bapak/Ibu [Nama]. Izin mengingatkan, invoice [nomor] senilai [jumlah] akan jatuh tempo pada [tanggal]. Mohon konfirmasinya jika pembayaran sudah dijadwalkan. Terima kasih banyak. 🙏
Semi-santai, klien langganan
Halo Kak [Nama], sekadar info ya, invoice [nomor] jatuh temponya [tanggal] besok. Kalau sudah ditransfer, boleh banget kirim buktinya biar langsung saya catat. Makasih, Kak! 😊
Singkat & to the point
Halo Kak [Nama], reminder singkat: tagihan [jumlah] jatuh tempo [tanggal]. Detail rekening ada di invoice ya. Terima kasih! 🙏
Netral dan ringan. Asumsikan itikad baik, kadang klien memang lupa, bukan menghindar.
Ramah, asumsi lupa
Halo Kak [Nama], hari ini invoice [nomor] jatuh tempo ya. Kalau sudah sempat ditransfer, abaikan pesan ini. Kalau belum, ditunggu ya Kak, rekeningnya ada di invoice. Terima kasih! 🙏
Formal
Selamat siang Bapak/Ibu [Nama]. Menginformasikan bahwa invoice [nomor] senilai [jumlah] jatuh tempo hari ini, [tanggal]. Mohon kabarnya jika sudah diproses. Terima kasih atas kerja samanya.
Dengan tawaran bantuan
Halo Kak [Nama], invoice [nomor] jatuh tempo hari ini ya. Kalau ada kendala atau butuh dokumen tambahan untuk proses pembayaran, kabari saya aja, siap bantu. 😊
Tetap sopan tapi lebih jelas. Sebut tanggal jatuh tempo yang sudah lewat dan minta kepastian tanggal pembayaran, bukan sekadar “ditunggu”.
Follow-up pertama (H+3)
Halo Kak [Nama], mau follow up invoice [nomor] senilai [jumlah] yang jatuh tempo [tanggal] kemarin. Apakah sudah sempat diproses? Kalau ada kendala, boleh kabari saya ya. Terima kasih, Kak. 🙏
Minta kepastian tanggal
Selamat siang Bapak/Ibu [Nama]. Invoice [nomor] telah melewati jatuh tempo pada [tanggal]. Mohon informasinya perkiraan tanggal pembayaran, agar bisa kami catat di pembukuan. Terima kasih atas perhatiannya.
Ramah tapi tegas (H+7)
Halo Kak [Nama], izin mengingatkan lagi ya, invoice [nomor] sudah lewat jatuh tempo seminggu. Saya mohon kabarnya hari ini kalau berkenan, supaya sama-sama enak ke depannya. Makasih banyak, Kak. 🙏
Tegas, tetap profesional, dan mulai dokumentasikan. Tawarkan opsi (cicilan/rescheduling) sebelum eskalasi.
Tegas + opsi solusi
Selamat siang Bapak/Ibu [Nama]. Invoice [nomor] senilai [jumlah] telah tertunda [X minggu] dari jatuh tempo [tanggal]. Jika ada kendala arus kas, kami terbuka mendiskusikan skema pembayaran bertahap. Mohon respons paling lambat [tanggal] ya. Terima kasih.
Eskalasi halus (sebelum jalur formal)
Bapak/Ibu [Nama], kami belum menerima pembayaran maupun tanggapan atas invoice [nomor] yang jatuh tempo [tanggal]. Sebelum kami eskalasikan sesuai perjanjian, kami ingin memastikan tidak ada miskomunikasi. Mohon konfirmasinya dalam 3 hari kerja. Terima kasih.
Penutup baik-baik
Halo Kak [Nama], saya paham kondisi kadang nggak menentu. Gimana kalau kita sepakati tanggal pembayaran yang realistis, misal [tanggal]? Yang penting ada kepastian, jadi saya juga bisa atur cash flow. Terima kasih, Kak. 🙏
Kami sedang membangun Dibayar, aplikasi yang mengirim invoice via WhatsApp dan mengingatkan klienmu otomatis dengan bahasa sesopan template di atas, sampai lunas. Sambil menunggu, bikin invoice profesionalmu dulu: